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ACCHELP.TX
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1996-11-17
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81KB
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1,459 lines
ALLGEMEINES ▄BER ACCOUNT PRO
ACCOUNT PRO ist ein netzwerk- und mandantenfΣhiges Buchhaltungs- und Finanzplanungsprogramm,
basierend auf dem System der doppelten Buchfⁿhrung. Es eignet sich sowohl fⁿr kleinere bis mittlere
Betriebe aus Handel, Gewerbe, Handwerk und freien Berufen, als auch fⁿr Privatpersonen, die ihre eigenen
Finanzen, ihre Liegenschaften, die Finanzen eines Vereins oder ─hnliches verwalten wollen. ACCOUNT PRO
hat eine Automatikfunktion fⁿr Steuerbuchungen (Vorsteuer, Mehrwertsteuer) und ist damit fⁿr den Einsatz im
gesamten deutschsprachigen Raum Europas geeignet.
Mit zum Lieferumfang geh÷ren Schweizerische und Deutsche UniversalkontenplΣne fⁿr Handel, Gewerbe,
Handwerk, und freie Berufe (KAEFER, SKR03) sowie ein Standard-Kontenplan, der sich fⁿr eine
Privatbuchhaltung eignet. Diese KontenplΣne k÷nnen leicht den jeweiligen speziellen Bedⁿrfnissen angepasst
werden, indem nicht ben÷tigte Konten gel÷scht, und allfΣllige zusΣtzlich ben÷tigte Konten eingefⁿgt werden.
ACCOUNT PRO ist sehr bequem zu bedienen. Anders als bei 'normalen' Buchhaltungen, bei denen
Fehlbuchungen durch zusΣtzliche Gegenbuchungen unwirksam gemacht (storniert) werden mⁿssen, k÷nnen
bei ACCOUNT PRO die Buchungen jederzeit direkt korrigiert werden. ACCOUNT PRO erspart es dem Benutzer
auch, sich ⁿber die zur Zeit der K÷nigin Elisabeth I (1533-1603) von der Englischen Steuerverwaltung
geprΣgten, fⁿr den buchhalterischen Laien ziemlich verwirrlichen Begriffe 'Soll' und 'Haben' irgendwelche
Gedanken machen zu mⁿssen. Trotzdem entsprechen die Bildschirme und Ausdrucke von ACCOUNT PRO den
ⁿblichen Darstellungen einer doppelten Buchhaltung.
Eine Automatikfunktion zum Buchen von Vorsteuer-, Mehrwertsteuer- und Skonto-BetrΣgen, 200 speicherbare
StandardbuchungssΣtze, eine Automatik fⁿr periodisch wiederkehrende Buchungen, eine
Mandantenverwaltung und eine Taschenrechner-Funktion erh÷hen den Komfort beim Buchen. Zudem ist eine
einfache 'Offene Posten'-Verwaltung eingebaut. Einzelne Buchungen k÷nnen als 'Offene Posten' markiert
werden. Die markierten Buchungen eines Kontos k÷nnen dann fⁿr beliebige Zeitperioden auf dem Bildschirm
dargestellt oder ausgedruckt werden.
Neben den normalen FΣhigkeiten zur Buchfⁿhrung verfⁿgt ACCOUNT PRO zusΣtzlich ⁿber FΣhigkeiten, die
eine sehr effiziente Finanzplanung erm÷glichen. Fⁿr jedes Erfolgsrechnungs-Konto k÷nnen monatliche
Budgets und ZukunftsschΣtzwerte eingegeben werden. Dabei sind auch Vorjahreswerte (so vorhanden) zum
Vergleich verfⁿgbar. Diese Konstellation erleichtert das Aufstellen eines Budgets und das Ermitteln von
realistischen SchΣtzwerten. Mit diesem System kann jederzeit eine recht genaue Vorhersage ⁿber das
finanzielle Ergebnis am Ende der Buchungsperiode gemacht werden.
Eine Buchungsperiode kann in ACCOUNT PRO zwischen zwei Tagen und zw÷lf Monaten lang sein. Sie kann in
einem beliebigen Monat beginnen und zwei Kalenderjahre betreffen.
Pro Buchungsperiode sind bis zu 32'600 Doppelbuchungen auf bis zu 1000 verschiedene Konten m÷glich.
SHAREWARE-VERSION / LIZENSIERUNG
Die Shareware-Version unterscheidet sich von der Lizenzversion lediglich dadurch, dass sie Sie ab 200
Buchungen ab und zu daran erinnert, dass es sich hier um Shareware handelt, die Ihnen ausschliesslich zu
Testzwecken zur Verfⁿgung steht und dass Sie keine eigene Kopfzeile fⁿr die Ausdrucke eingeben k÷nnen.
GemΣss den Shareware-Regeln mⁿssen Sie eine lizensierte Version des Programms erwerben, wenn Sie es
regelmΣssig benutzen wollen.
Das Shareware-Konzept erm÷glicht es Ihnen, das Programm vor einem allfΣlligen Erwerb der Lizenzversion
ausgiebig zu prⁿfen um festzustellen, ob es Ihren Anforderungen entspricht und ob es Ihnen gefΣllt.
Sie k÷nnen die Lizenzversion von ACCOUNT PRO gegen Entrichtung einer Lizenzgebⁿhr direkt vom
Programmautor beziehen. Zusammen mit der Programmdiskette erhalten Sie auch ein gebundenes
Benutzerhandbuch.
Als registrierter Programmbenutzer haben Sie zudem folgende Vorteile:
o Sie erhalten die aktuellste Programmversion.
o Sie erhalten kostenlose Beratung und Unterstⁿtzung, wenn Sie ein Problem haben sollten (wenden Sie sich
an Tel. (0041) (1) 926 27 50 (Schweiz) oder an CompuServe 100273,403 oder faxen oder schreiben Sie an die
unten angegebene Adresse)
o Im Falle eines Programmfehlers erhalten Sie gratis eine korrigierte Programmversion.
o Ueber neue Programmversionen werden Sie jeweils informiert und k÷nnen diese zu Vorzugsbedingungen
beziehen (ca. 1/3 des normalen Preises).
BEZUGSQUELLE FUER LIZENZVERSION
Sie erhalten eine Programmdiskette und eine Kopie des Benutzerhandbuchs, welches das System der
doppelten Buchfⁿhrung in leicht verstΣndlicher Form erklΣrt und viele nⁿtzliche praktische Tips enthΣlt, gegen
Voreinzahlung einer Lizenzgebⁿhr von Sfr. 148.- (US$ 119.-, wenn Sie ⁿber CompuServe SWREG bestellen) an
den Programmautor:
Konto Nr. 805.460.40 K
W.R. Aus der Au
Schweizerische Bankgesellschaft
CH-8708 MΣnnedorf
Schweiz
oder
Eurocheck/Postanweisung/Kreditkartennummer *) an:
W.R. Aus der Au
Seestr. 80
CH-8712 StΣfa
Schweiz
Tel./Fax: 0041 1 926 27 50
oder CompuServe SWREG: GO SWREG, ID-Nr. 7482
*) Es werden Visa, Eurocard/Mastercard und Amexco akzeptiert
Die Datei BESTELL.WRI enthΣlt ein Bestellformular, das Sie in Windows Write laden und ausdrucken k÷nnen.
Bitte vergessen Sie nicht, das gewⁿnschte Diskettenformat (5 1/4 oder 3 1/2 Zoll) und Ihre vollstΣndige
Adresse anzugeben! Normalerweise wird die Lieferung innert 24 Stunden nach Erhalt Ihrer Bestellung
abgesandt.
ANSCHAUEN ('Anschauen')
ALLGEMEINES:
ACCOUNT PRO ist so ausgelegt, dass sΣmtliche Daten einer Buchungsperiode jederzeit bequem am
Bildschirm zugΣnglich sind. Der Menⁿ-Punkt 'Anschauen' umfasst alle wesentlichen Darstellungen des rein
buchhalterischen Teils von ACCOUNT PRO. Die Darstellungen des finanzplanerischen Teils finden Sie unter
'Planen' im Hauptmenⁿ.
KONTOBLATT:
Es k÷nnen bis zu ca. 1'600 Buchungen dargestellt werden. Wenn ein Kontoblatt mehr Buchungen enthΣlt, als
dargestellt werden k÷nnen, dann sollte in erster Linie mit der Darstellung 'Monat' gearbeitet werden. Wenn
diese Darstellung dann immer noch mehr Buchungen enthΣlt, als dargestellt werden k÷nnen, muss mit der
Darstellung 'Periode' unter Eingabe eines genⁿgend kurzen Zeitabschnitts gearbeitet werden.
Doppelklicken in der mit 'M' (fⁿr Memo) bezeichneten Spalte bringt das Memo-Eingabeformular auf den
Bildschirm.
Doppelklicken in der Spalte 'Gkto' (fⁿr Gegenkonto) zeigt den entsprechenden Kontonamen an.
Doppelklicken in einer anderen als den Spalten 'M' und 'Gkto' hat den gleichen Effekt wie der Menⁿpunkt
'Aendern' und bringt das Buchungsformular auf den Bildschirm.
W i c h t i g: Wenn Sie Buchungen direkt in der Kontoblattdarstellung hinzufⁿgen oder Σndern, dann mⁿssen
Sie das Kontoblatt anschliessend mit 'Neuberechnen' neu darstellen, wenn Sie den Effekt der Buchungen in
der Darstellung sehen wollen.
JOURNAL-DARSTELLUNGEN:
Es k÷nnen maximal ca. 1'600 Buchungen dargestellt werden. Damit diese Grenze nicht ⁿberschritten wird, ist
es allenfalls notwendig, fⁿr die Journal-Darstellung einen kleineren Buchungsnummernbereich, bzw. einen
kⁿrzeren Zeitabschnitt zu wΣhlen.
Doppelklicken in der mit 'M' (fⁿr Memo) bezeichneten Spalte bringt das Memo-Eingabeformular auf den
Bildschirm.
Doppelklicken in den Spalten 'Sollkonto' oder 'Habenkonto' zeigt den entsprechenden Kontonamen an.
Doppelklicken in einer anderen als den Spalten 'M', 'Sollkonto' und 'Habenkonto' hat den gleichen Effekt wie
die Befehlsleiste 'Aendern' und bringt das Buchungsformular auf den Bildschirm.
BILANZ UND ERFOLGSRECHNUNG:
o Bilanz und Erfolgsrechnung nach Account Pro Standard:
Die Gliederung der Darstellung nach Kontogruppen ist nur dann m÷glich, wenn der Kontenplan
('Struktur'/'Kontenplan') solche Kontogruppen enthΣlt. Die Check-Box zur Zusammenfassung der Debitoren-
und Kreditorenkonten ist nur dann aktiv, wenn im Kontenplan die speziellen Konten fⁿr Einzeldebitoren oder -
kreditoren verwendet wurden. Doppelklicken auf einer Zeile hat denselben Effekt wie die Befehlsleiste
'Kontoblatt sehen/Σndern'.
o Benutzerdefinierte Bilanz
Eine benutzerdefinierte Bilanz k÷nnen Sie unter æOptionenÆ/ÆBenutzerdefinierte Bilanz, Erfolgsrechnung und
BWAÆ eingeben. Doppelklicken auf einer Zeile der Darstellung hat denselben Effekt wie die Befehlsleiste
'Kontoblatt sehen/Σndern'.
o Benutzerdefinierte Erfolgsrechnung
Eine benutzerdefinierte Erfolgsrechnung k÷nnen Sie unter æOptionenÆ/ÆBenutzerdefinierte Bilanz,
Erfolgsrechnung und BWAÆ eingeben. Doppelklicken auf einer Zeile der Darstellung hat denselben Effekt wie
die Befehlsleiste 'Kontoblatt sehen/Σndern'.
MONATLICHE AUFW─NDE/ERTR─GE:
Die Gliederung der Darstellung nach Kontogruppen ist nur dann m÷glich, wenn der Kontenplan
('Struktur'/'Kontenplan') solche Kontogruppen enthΣlt.
Doppelklicken auf einer Zeile hat denselben Effekt wie die Befehlsleiste 'Kontoblatt sehen/Σndern'.
STATISTIK:
Unter LiquiditΣt wird in ACCOUNT PRO kurzfristig aufbringbares (Bar)geld verstanden. Die Konten, deren Saldi
die LiquiditΣt bilden, mⁿssen definiert werden (Befehlsleiste 'Konten hinzufⁿgen'). Als LiquidiΣtskonten
k÷nnen sowohl Aktivkonten (z.B. Kasse, Bankkonten) als auch Passivkonten definiert werden. Unter den
Passivkonten kommen dabei kurzfristige Schulden (z.B. Kreditkarten-Schulden) in erster Linie in frage.
AUSGABEWERTE F▄R UMSATZSTEUERVORANMELDUNG
Bevor Sie die USt.-Voranmeldewerte anschauen oder ausdrucken k÷nnen, mⁿssen Sie diese definieren (siehe
unter Optionen: USt.-Voranmeldewerte definieren).
Die in Klammern stehenden Zahlen sind negativ. Das kommt daher, dass ACCOUNT PRO die Kontensalden
direkt ⁿbernimmt. Sie sollten dies bei der Bildung einer Differenz berⁿcksichtigen. Wenn die Differenz
zwischen einer negativen Zahl (z.B. der MwSt.) und einer positiven Zahl (z.B. der Vorsteuer) zu bilden ist, dann
muss anstelle der Funktion @Diff die Funktion @Sum gewΣhlt werden.
Bei verknⁿpften Umsatzsteuerkonten (siehe Optionen: Standardbuchungen definieren) zeigt ACCOUNT PRO in
der letzten Kolonne des Ausgabeblattes (Check) an, ob derjenige Teil der Buchungen des
Umsatzsteuerkontos, der den UmsΣtzen der verknⁿpften Umsatzkonten entspricht, korrekt ist oder nicht.
Wenn dieser Teil mit der errechneten Steuer fⁿr die verknⁿpften Umsatzkonten ⁿbereinstimmt, dann zeigt
ACCOUNT PRO in der letzten Kolonne OK an. Wenn nicht, dann zeigt ACCOUNT PRO die Differenz der
tatsΣchlich gebuchten und der aus den UmsΣtzen errechneten Umsatzsteuer an. In so einem Falle enthΣlt das
Umsatzsteuerkonto und/oder die veknⁿpften Umsatzkonten eine oder mehrere falsch kontierte Buchungen.
Zur Korrektur sollten diese gesucht und berichtigt werden.
BETRIEBSWIRTSCHAFTLICHE AUSWERTUNG
Eine bertiebswirtschaftliche Auswerttung k÷nnen Sie unter æOptionenÆ/ÆBenutzerdefinierte Bilanz,
Erfolgsrechnung und BWAÆ eingeben. Doppelklicken auf einer Zeile der Darstellung hat denselben Effekt wie
die Befehlsleiste 'Kontoblatt sehen/Σndern'.
BUCHEN ('Buchen')
ALLGEMEINES:
Buchungen k÷nnen Sie unter dem Menu-Punkt 'Buchen' oder direkt aus den jeweiligen Bild-
schirmdarstellungen der KontoblΣtter vornehmen. Wenn Sie in den Bildschirmdarstellungen buchen, dann
sollten Sie jedoch beachten, dass Sie, um den Effekt der Buchungen in der Auswertung zu sehen, diese neu
darstellen mⁿssen. Klicken Sie dazu den Menⁿpunkt 'Neuberechnen' an.
Der Eingabemodus (Einfⁿgen Ueberschreiben) oder kann durch Drⁿcken der Taste [Ins] in jedem der
Eingabefelder umgestellt werden.
DATUM-FELD:
Geben Sie das Buchungsdatum in der Form 'Tag.Monat' ein oder drⁿcken Sie einfach [Enter] zur Eingabe des
aktuellen Datums. Das Kalenderjahr ist nicht einzugeben, auch dann nicht, wenn die Buchungsperiode zwei
Kalenderjahre betrifft. Da jeder Kalendermonat nur einmal in einer Buchungsperiode vorkommt, weist
ACCOUNT PRO die Buchung automatisch dem richtigen Kalenderjahr zu.
Es ist nicht notwendig, einen Punkt nach dem Monat zu setzen.
Damit die SaldovortrΣge der Aktiv- und Passivkonten als erste EintrΣge auf den KontoblΣttern erscheinen, sind
Buchungen am ersten Tag der Buchungsperiode nur im Zusammenhang mit dem Startkapitalkonto zulΣssig
BETRAG-FELD:
Hier mⁿssen Sie den Buchungsbetrag unter Beachtung seines Vorzeichens eingeben. Eine ErklΣrung der
Vorzeichenregel finden Sie unter 'Buchen: Betragsvorzeichen'.
Kto.- UND Gkto.-FELDER:
Die Abkⁿrzungen Kto. (=K1) und Gkto. (=K2) stehen fⁿr 'Konto' und 'Gegenkonto'. Eine ausfⁿhrliche ErklΣrung
finden Sie unter 'Buchen: Kto. (K1) und Gkto. (K2)'
BESCHREIBUNGS-FELD:
Hier mⁿssen Sie einen Buchungstext eingeben. Dieser kann maximal 30 Zeichen lang sein (bei
durchschnittlicher ZeichenlΣnge)
MEMO:
Sie k÷nnen den Buchungen jeweils ein Memo beifⁿgen. Eine ausfⁿhrliche ErklΣrung finden Sie unter 'Buchen:
Memos und Offene Posten'
TASCHENRECHNER:
Eine Bedienungsanleitung finden Sie unter 'Optionen: Taschenrechner'
STANDARDBUCHUNG:
Mit dieser Funktion k÷nnen Sie Standard- und Automatikbuchungen abrufen, die Sie zuvor unter
'Optionen'/'Standardbuchungen definieren' eingegeben haben. Ausfⁿhrliche ErklΣrungen finden Sie unter den
Hilfethemen 'Buchen: Automatische Buchungen', 'Buchen: Standardbuchungen' und 'Optionen:
Standardbuchungen definieren'.
START, BZW. ENDE SAMMELBUCHUNG:
WΣhlen Sie 'Start Sammelbuchung' bevor Sie Sammel-, bzw. Splitbuchungen eingeben. Eine ausfⁿhrliche
ErklΣrung ⁿber die Eingabe solcher Buchungen finden Sie unter 'Buchen: Sammel-/Splitbuchungen'
AENDERN UND KOPIEREN:
Mit diesen Funktionen k÷nnen Sie die unten auf dem Buchungsformular aufgefⁿhrten Buchungen Σndern oder
kopieren.
BUCHEN: BETRAGSVORZEICHEN
Da in ACCOUNT PRO die Begriffe 'Soll' und 'Haben' nur in den buchhalterischen Darstel-lungen vorkommen,
muss ersatzweise zur Dateneingabe eine Konvention darⁿber getroffen werden, in welcher Kolonne eines
Kontoblattes ein Betrag zu verbuchen sei. Dazu wird der Betrag mit den Vorzeichen '+' (braucht nicht extra
eingegeben zu werden) oder '-' versehen, die sich auf das Konto K1 beziehen (das Gegenkonto K2 erhΣlt
jeweils automatisch das umgekehrte Vorzeichen).
Die Vorzeichenregel ist sehr einfach:
'+' erh÷ht den Saldo von K1, wenn K1 ein Aktivkonto ist "
Damit ist auch klar:
'-' vermindert den Saldo von Aktivkonten (als K1) oder '-' macht den (normalerweise) ohnehin schon negativen
Saldo von Passivkonten (als K1) noch negativer.
Beim Buchen sollten Sie jeweils von einem Aktiv- oder Passivkonto (als K1) ausgehen. Das ist fast immer
m÷glich, denn Tranaktionen zwischen zwei Erfolgsrechnungskonten sind eher selten. Wenn es sich um eine
erfolgsunwirksame Transaktion zwischen zwei Bilanzkonten handelt (z.B. die Verbuchunng einer
Anschaffung), dann sollten Sie als K1 stets m÷glichst das liquidere Konto (z.B. Kasse, Bank, Postcheck)
wΣhlen. Dabei stellen Sie sich ein Aktivkonto (z.B. die Kasse) als einen mit Geld gefⁿllten Topf, und ein
Passivkonto als Loch (Negativ-Geld, Schuld) vor.
Wenn nun z.B. eine Ausgabe aus der Kasse (als K1) zu verbuchen ist, dann ist es sehr plausibel dass der
Betrag als negativ einzugeben ist, da ja die Geldmenge im Topf kleiner wird. Analog ist eine Einnahme in die
Kasse plausiblerweise als positiver Betrag einzugeben.
Bei Passivkonten als K1 ist es Σhnlich einfach. Wenn z.B. ein Kauf mittels Kreditkarte (nicht die Zahlung an die
Kreditkartenorganisation) verbucht werden soll dann ist der Be-trag (bezogen auf das Konto 'Kreditoren
Kreditkartenorganisation' als K1) plausiblerweise als negativ einzugeben.
GrundsΣtzlich gilt also auch :
Wenn K1 ein Bilanzkonto ist (Aktiven und Passiven), dann ist jede Ausgabe als negativer und jede Einnahme
als positiver Betrag einzugeben.
!! W i c h t i g !! :
Sie k÷nnen Sich auch nicht an die obigen Regeln halten, wenn Sie gleichzeitig das Betragsvorzeichen und die
beiden Konten (K1 und K2) vertauschen. ACCOUNT PRO stellt die Vorzeichen normalerweise automatisch
richtig. Das funktioniert aber nicht immer, weil ACCOUNT PRO nicht immer erkennen kann, wie das
Betragsvorzeichen richtig lauten mⁿsste (z.B. dann, wenn K1 und K2 zu derselben Kontenklasse geh÷ren).
Die Buchungsautomatik fⁿr Vorsteuer und Mehrwertsteuer verbucht die Steuerbuchung stets zwischen dem
Steuerkonto (z.B. æUmsatzsteuer (MwSt.) 6.5%Æ) und dem als K2 angegebenen Konto (z.B. æUmsatzerl÷se 6.5%
Ust.Æ). Die Skontobuchungsautomatik verbucht die Skontobuchung stets zwischen dem Skonto-Konto (z.B.
æGewΣhrte Skonti 6.5% Ust.Æ) und dem als K2 angegebenen Konto (z.B. æKunden-Debitor XYZÆ).
Damit die Steuer- und Skontobuchungsautomatik immer funktioniert, ist es notwendig, dass die
Hauptbuchung gemΣss den obenstehenden Regeln eingegeben wird. Eine detaillierte ErklΣrung zur
Buchungsautomatik finden Sie unter dem Hilfethema æBuchen: Vorst., MwSt. und SkontoÆ.
Es wird ⁿberhaupt e m p f o h l e n, die obenstehende V o r z e i c h e n r e g e l i m m e r
e i n z u h a l t e n. Es wird damit vermieden, ⁿber das Soll- und das Habenkonto nachdenken zu mⁿssen. Das
bei Ausgaben erforderliche Minuszeichen ist ein geringer Preis fⁿr die Vermeidung der fⁿr die meisten Leute
verwirrlichen Begriffe æSollÆ und æHabenÆ.
Siehe auch: æBuchen: Vorst., MwSt. und SkontoÆ
BUCHEN: KTO. (K1) und GKTO. (K2)
Die Abkⁿrzungen Kto. (=K1) und Gkto. (=K2) stehen fⁿr 'Konto' und 'Gegenkonto'. Jeder GeschΣftsfall bewirkt
im System der doppelten Buchhaltung eine zweifache Buchung; ein und derselbe Betrag wird immer im 'Soll'
eines Kontos und gleichzeitig im 'Haben' eines anderen Kontos verbucht.
Bei ACCOUNT PRO werden die Begriffe 'Soll' und 'Haben' beim Eingeben von Buchungen vermieden. An ihrer
Stelle wird ein Betragsvorzeichen verwendet, welches sich primΣr auf Konto K1 bezieht.
Siehe auch: Buchen: Betragsvorzeichen
BUCHEN: MEMOS UND OFFENE POSTEN
MEMORANDA ZU BUCHUNGEN:
Der Buchungstext kann maximal 30 Zeichen pro Buchung umfassen. Falls dies nicht ausreicht oder wenn es
sonst angezeigt ist, k÷nnen Sie einer Buchung ein Memorandum beifⁿgen.
Klicken Sie dazu im Buchungsformular 'Memo' an, oder klicken Sie in den Bildschirmdarstellungen ein Feld in
der mit 'M' (Memo) bezeichneten Spalte doppelt an. In das Memoformular k÷nnen Sie bis zu 500 Zeichen
eingeben.
Buchungen, die Sie mit einem Memorandum versehen haben, sind in den Bildschirmdarstellungen in der mit
'M' bezeichneten Spalte mit dem Buchstaben M gekennzeichnet.
Um das Memo einer mit M gekennzeichneten Buchung zu lesen, zu Σndern, zu l÷schen oder auszudrucken
k÷nnen Sie in den Bildschirmauswertungen die Memo-Spalte der Buchung doppelt anklicken und die
gewⁿnschte AktivitΣt in dem daraufhin erscheinenden Memo-Formular durchfⁿhren.
OFFENE POSTEN:
Buchungen k÷nnen Sie auch als 'Offene Posten' markieren und dabei gleichzeitig mit einem Memo-Text
versehen. Gehen Sie zum aufrufen des Memo-Formulars gleich vor, wie oben unter ' Memoranda zu Bu-
chungen' beschrieben. Markieren Sie im Memo-Formular das Feld 'Offener Posten'. Wenn gewⁿnscht, k÷nnen
Sie auch einen bis zu 500 Zeichen langen Memo-Text eingeben; Sie mⁿssen aber nicht.
Um die Markierung einer Buchung als 'Offener Posten' wieder zu entfernen oder um das zugeh÷rige Memo zu
lesen, zu Σndern oder zu l÷schen, k÷nnen Sie in den Bildschirmauswertungen die Memo-Spalte der Buchung
doppelt anklicken und die gewⁿnschte AktivitΣt in dem daraufhin erscheinenden Memo-Formular durchfⁿhren.
Buchungen, die Sie als 'Offene Posten' markiert haben, sind in den Bildschirmdarstellungen in der mit 'M'
bezeichneten Spalte mit dem Buchstaben O gekennzeichnet.
Unter 'Anschauen'/'Kontoblatt'/'Offene Posten anschauen' k÷nnen die Sie die 'Offenen Posten' eines Kontos
fⁿr eine beliebig wΣhlbare Periode ⁿberblicken.
Unter 'Drucken'/ 'KontoblΣtter'/'Einzelkonto'/ 'Offene Posten' k÷nnen Sie die offenen Posten eines beliebigen
Kontos fⁿr eine beliebige Periode ausdrucken.
Unter 'Optionen'/'Buchungen suchen' k÷nnen Sie in der gesamten Buchhaltung nach Offenen Posten suchen.
BUCHEN: SAMMEL-/SPLITBUCHUNGEN
In ACCOUNT PRO hat jede Buchung grundsΣtzlich nur eine Gegenbuchung. Sammel- bzw. Splitbuchungen, bei
denen mehreren Buchungen ein einzelnes Gegenkonto gegenⁿbersteht, sind aber trotzdem ⁿber ein
Zwischenkonto m÷glich. Als Zwischenkonto wird zweckmΣssigerweise ein Aufwand- oder ein Ertragskonto de-
finiert, und z.B. 'Sammelbuchungen (Saldo=0)' genannt. Nach der Eingabe einer Sammelbuchung muss der
Saldo dieses Kontos immer wieder Null betragen, damit die Buchhaltung stimmt.
Die Verwendung von Sammelbuchungen wird nachstehend am Beispiel einer Zahlung erlΣutert, die mehrere
Konten betrifft:
WΣhlen Sie im Buchungsformular 'Start Sammelbuchung' und geben Sie zunΣchst alle die einzelnen Konten
betreffenden BetrΣge als Buchungen zwischen dem Sammelkonto (als K1) und dem betreffenden Konto (als
K2) ein. Die Betragsvorzeichen sind dabei gleich wie wenn das Aktivkonto von dem aus die Zahlung erfolgt
(z.B. ein Bankkonto) als K1 eingegeben wⁿrde. ACCOUNT PRO zeigt den auf das Sammelkonto gebuchten
Gesamtbetrag in der linken oberen Ecke des Buchungsformulars an. Wenn Sie alle einzelnen BetrΣge eingege-
ben haben, wΣhlen Sie 'Ende Sammelbuchung' und machen Sie eine Buchung zwischen dem betreffenden
Konto, von dem aus die Zahlung erfolgt ist und dem Sammelkonto, mit einem Buchungsbetrag, der gleich ist
wie das angegebene Total der vorher eingegebenen einzelnen BetrΣge. Der Saldo des Sammelkontos muss
dadurch auf Null gestellt werden. Wenn das Aktivkonto, von dem aus die Zahlung erfolgt ist, als K1 einge-
geben wird, dann ist das Betragsvorzeichen dieser Buchung wie gewohnt negativ.
Die Korrektur von Eingabefehlern erfolgt am zweckmΣssigsten direkt in der Bildschirm-Darstellung des
Sammelkontos ('Anschauen'/ 'Kontoblatt'). Nach der Korrektur muss der Saldo dieses Kontos wiederum
Null betragen.
BUCHEN: STANDARD-BUCHUNGEN
Sie k÷nnen bis zu 200 Standardbuchungen speichern. WΣhlen Sie dazu 'Optionen: Standardbuchungen
definieren' aus dem Hauptmenⁿ.
Im Buchungsformular k÷nnen Sie mit der Befehlsleiste 'Standardbuchung' jeweils die 'Liste der
Standardbuchungen' anzeigen und daraus die gewⁿnschte Standardbuchung durch Mausklick abrufen. Wenn
sie den Standardbuchungen bei der Definition Tastenkⁿrzel beigefⁿgt haben, dann k÷nnen Sie sie auch direkt
durch Eingabe der jeweiligen Tastenkⁿrzel abrufen.
Die Eingabefelder des Buchungsformulars werden nur dann ⁿberschrieben, wenn die entsprechenden Felder
der 'Standardbuchung' Information enthalten.
BUCHEN: Vorst., MwSt. und Skonto
ALLGEMEINES:
Eine spezielle Art von 'Standardbuchungen' (siehe 'Buchen: Standardbuchungen'), bei denen das Betrag-Feld
einen Prozentsatz enthΣlt, erlaubt das automatische Verbuchen von Vorsteuer, Mehrwertsteuer und Skonto.
ACCOUNT PRO fⁿgt einer Hauptbuchung dabei automatisch eine entsprechende Steuer- bzw. Skonto-Buchung
hinzu.
DEFINITION AUTOMATISCHER BUCHUNGEN:
Zur Definition automatischer Buchungen wΣhlen Sie 'Optionen'/'Standardbuchungen definieren' aus dem
Hauptmenⁿ.
ANWENDUNG AUTOMATISCHER BUCHUNGEN
Die Berechnung von Vorsteuer und MwSt. erfolgt immer auf der Basis des (die Steuer enthaltenden)
Bruttobetrages. Die Berechnung des Skonto erfolgt immer auf der Basis des effektiven Zahlungsbetrages. Die
Hauptbuchung muss deshalb ⁿber den entsprechenden Betrag lauten.
Zur unmittelbaren automatischen Verbuchung von Steuern und Skonti ist zunΣchst eine Hauptbuchung ⁿber
den Bruttobetrag (bei Vorsteuer und Mw.St.), bzw. den effektiven Zahlungsbetrag (bei Skonto) zu machen. Als
K1 ist dabei immer ein B i l a n z k o n t o (Aktivkto. oder Passivkto.) zu verwenden. Im Falle von Skonto muss
K1 dasjenige Aktivkonto sein, von dem/auf das die Zahlung erfolgt). Die Hauptbuchung ist mit 'Verbuchen'
normal abzuschliessen. Wenn das Umsatzkonto (K2) nicht mit dem entsprechenden Umsatzsteuerkonto
(Vorsteuer, Umsatzsteuer) verknⁿpft wurde (siehe æOptionenÆ/ÆStandardbuchungen definierenÆ/æVerknⁿpfenÆ)
muss anschliessend die geeignete Automatikbuchung abgerufen werden (mit 'Standardbuchung' oder einer
Tastenkombination Cltr-x); ACCOUNT PRO fⁿgt dann die Steuerbuchung automatisch hinzu. Wenn hingegen
fⁿr das Umsatzkonto (K2) eine Verknⁿpfung definiert wurde, dann merkt ACCOUNT PRO, dass noch eine
Steuerbuchung notwendig ist, und fⁿhrt diese unmittelbar nach der Eingabe (æVerbuchenÆ) der Hauptbuchung
selbstΣndig aus.
Zur nachtrΣglichen Eingabe der Steuer oder des Skonto zu einer frⁿher gemachten Buchung kann mit
'Kopieren' eine Kopie der betreffenden Hauptbuchung aufgerufen, und anschliessend (vor 'Verbuchen') die
geeignete Automatikbuchung aufgerufen (mit 'Standardbuchung' oder einer Tastenkombination Ctrl-x),
werden. ACCOUNT PRO erledigt alles weitere automatisch.
Zur Aenderung einer Steuer- oder einer Skonto-Buchung kann die Buchung mit 'Aendern' als zu Σndernde
Buchung aufgerufen und anschliessend (vor 'Verbuchen' die geeignete Standardbuchung aufgerufen (mit
'Standardbuchung' oder einer Tastenkombination Ctrl-x) werden. ACCOUNT PRO erledigt alles weitere
automatisch.
Wenn Sie Hauptbuchungen Σndern, die einer Umsatzsteuer unterliegen, dann sollten Sie nicht vergessen, die
entsprechende Steuerbuchung entsprechend zu Σndern. Rufen Sie dazu die Steuerbuchung auf und Σndern Sie
diese wie oben beschrieben.
BUCHUNGSBEISPIEL:
Das folgende Beispiel soll Ihnen die korrekte Anwendung der Buchungsautomatik nΣher erlΣutern (im
komplexesten Fall, wenn Sie Lieferanten-Kreditorenkonten verwenden, und die Steuer- und die
Skontobuchungsautomatik zur Anwendung kommen):
Mit Rechnungsdatum vom 20.3. haben Sie eine Rechnung fⁿr eine Warenlieferung der Fa. Glaser AG ⁿber
10Æ650.- erhalten. Per 20.3. buchen Sie diese Rechnung als Lieferanten-Kreditor (mit dem vollen
Rechnungsbetrag inkl. 2% Skonto, denn Sie wissen ja noch nicht ob sie rechtzeitig bezahlen werden und den
Skonto dann tatsΣchlich abziehen k÷nnen). Per 16.4. bezahlen Sie die Rechnung unter Abzug von 2% Skonto
durch Ueberweisung des Betrags von 10Æ437.- von Ihrem Bankkonto.
In Ihrer Buchhaltung sind folgende Konten enthalten:
- 102, Bankkonto (Aktivkonto.)
- 1062, Anrechenbare Vorsteuer 6.5% (Aktivkonto)
- 200002, Kreditor: Glaser AG (Kreditorenkonto)
- 3002, Handelswaren-Einkauf 6.5% Vorst. (Aufwandkonto)
- 3702, Erhaltene Skonti 6.5% Vorst. (Aufwandkonto)
Sie haben auch Automatikbuchungen fⁿr æ6.5% VorsteuerÆ und fⁿr æ2%ErhSkto 6.5%VstÆ definiert. Ferner haben
Sie das Steuerkonto 1062, æAnrechenbare Vorsteuer 6.5%Æ mit den Konten 3002 æHandelswaren-Einkauf 6.5%
VorsteuerÆ und 3702 æErhaltene Skonti 6.5% Vorst.Æ verknⁿpft.
Um alle Transaktionen des Beispiels korrekt einzugeben, gehen Sie wie folgt vor:
Per 20.3. geben Sie folgende Buchung ein:
20.3/-10Æ650/200002/3002/Rechnung v. Glaser AG/(Nr.xxxxx)
ACCOUNT PRO wird daraufhin die folgende Buchung automatisch eingeben:
20.3/650/1062/3002/6.5% Vorst. zu Nr. xxxxx
SpΣter, wenn Sie die Rechnung unter Abzug von 2% Skonto bezahlt haben, geben Sie ein:
16.4/-10Æ437.-/102/200002/Zahlung an Glaser AG/(Nr.yyyyy)
Da Sie 2% Skonto abgezogen haben, klicken Sie nun auf æStandardbuchungÆ und rufen die Automatikbuchung
æ2%ErhSkto 6.5%VStÆ ab. ACCOUNT PRO wird darauf hin folgende Buchungen automatisch eingeben:
16.4/213.-/200002/3702/2%ErhSkto 6.5%V zu Nr. yyyyy/(Nr. zzzzz)
16.4/-13.-/1062/3072/6.5% Vorst. zu Nr. zzzzz
Insgesamt haben Sie 10Æ437.- fⁿr Waren bezahlt. Darin sind 637.- (6.5%) Umsatzsteuer enthalten, die Sie als
Vorsteuer abziehen k÷nnen. Per 20.3. hatte ACCOUNT PRO 650.- als anrechenbare Vorsteuer gebucht. Per
16.4. hat die Buchungsautomatik jedoch den Skontoabzug berⁿcksichtigt , und die anrechenbare Vorsteuer um
13.- vermindert (650.- minus 13.- ergeben denn auch den korrekten Vorsteuerbetrag von 637.-).
Siehe auch: æOptionenÆ: Standardbuchungen definieren, VerknⁿpfenÆ
BUCHUNGSPERIODE: (Struktur'/'Buchungsperiode')
BUCHHALTUNGSNAME:
Geben Sie der Buchhaltung einen bis zu acht Zeichen langen, DOS-konformen Dateinamen. Beachten Sie,
dass der Dateiname keine Erweiterung (.NNN) enthalten darf. Da ACCOUNT PRO fⁿr jede Buchungsperiode
(GeschΣftsjahr) einen neuen Satz von Dateien erzeugt, ist es zweckmΣssig, einen Buchhaltungsnamen zu
verwenden, der aus einem stets gleichen ersten Teil besteht, und einem variablen zweiten Teil, der das
GeschΣftsjahr bezeichnet (z.B. FIBU94, FIBU95, etc.)
ANFANGSDATUM, ENDDATUM:
Eine Buchungsperiode kann in ACCOUNT PRO zwischen zwei Tagen und zw÷lf Monaten lang sein. Wenn
die Buchungsperiode kⁿrzer oder gleich 11 Monate ist, dann kann sie an einem beliebigen Datum
beginnen. Wenn sie lΣnger als 11 Monate ist, dann muss sie am ersten Tag eines (beliebigen) Monats
beginnen.
DRUCKEN ('Drucken')
Bevor Sie ausdrucken, sollten Sie ACCOUNT PRO fⁿr den verwendeten Drucker einstellen. WΣhlen Sie dazu
'Datei'/'Drucker einstellen' aus dem Hauptmenⁿ.
Bitte beachten Sie, dass ACCOUNT PRO um auszudrucken mindestens 700 K an freiem Speicherplatz auf der
Festplatte ben÷tigt.
ACCOUNT PRO ben÷tigt das Papierformat A4.
EXPORT VON BUCHHALTUNGSDATEN ('Datei'/'Datenexport')
Sie k÷nnen alle den Ausdrucken von ACCOUNT PRO entsprechenden Buchhaltungsdaten als sogenannte
'begrenzte' Textdateien exportieren. Diese Dateien k÷nnen Sie in Textprogrammen und
Tabellenkalkulationsprogrammen laden (bzw. importieren) und weiterverarbeiten. Nachfolgend finden Sie
nⁿtzliche Hinweise zur Verarbeitung von ACCOUNT PRO-Exportdateien in einigen weitverbreiteten
Windows- und DOS-Programmen:
WORD fⁿr WINDOWS:
Exportieren Sie die Dateien mit 'Tab' als Spalten-Begrenzer und mit dem ANSI (Windows) Zeichensatz.
Lassen Sie die Checkbox 'Zeichenketten mit Anfⁿhrungszeichen einfassen' leer.
Oeffnen Sie die Exportdatei in Winword oder fⁿgen Sie die Exportdatei in ein Winword-Dokument ein.
Markieren Sie den importierten Text und wandeln Sie ihn in eine Tabelle um ('Tabelle'/'Text in Tabelle
umwandeln').
EXCEL fⁿr WINDOWS:
Exportieren Sie die Dateien mit 'Tab' als Spalten-Begrenzer und mit dem ANSI (Windows) Zeichensatz.
Lassen Sie die Checkbox 'Zeichenketten mit Anfⁿhrungszeichen einfassen' leer. Wenn Sie aktiviert ist,
klicken Sie die Checkbox æExport in TabellenkalkulationÆ an.
Oeffnen Sie die Exportdatei in Excel.
QUATTRO PRO fⁿr DOS:
Exportieren Sie die Dateien mit 'Komma' als Spalten-Begrenzer und mit dem DOS-Zeichensatz. Klicken Sie
die Checkbox 'Zeichenketten mit Anfⁿhrungszeichen einfassen' an.
Importieren Sie die Exportdatei in Quattro Pro (mir 'Werkzeuge'/'Import').
IMPORT VON BUCHHALTUNGSDATEN ('Datei'/'Datenimport')
ACCOUNT PRO kann Buchungen importieren, die in ANSI-Text Dateien mit [Tab] als Werte-Separator
abgespeichert wurden. Die Dateien mⁿssen aus Zeilen folgenden Inhalts bestehen:
Datumindex[Tab]Betrag[Tab]K1[Tab]K2[Tab]Buchungstext[CR][LF]
Fⁿr die einzelnen Werte gilt das folgende:
- Datumindex: Zeichenkette, die den Datumindex reprΣsentiert. Der Datumindex berechnet sich als
(Monat-1)*31 + Tag. Der Index kann Werte zwischen 1 und 372 annehmen. Dabei ist zu beachten, dass
nicht alle Werte dieses Bereichs einem real existierenden Datum entsprechen.
- Betrag: Zeichenkette, die dem Buchungsbetrag entspricht. Der Betrag kann zwischen -99,999,999.99 und
99,999,999.99 liegen. Ein Betrag von 0 ist unzulΣssig. Fⁿr das Betragsvorzeichen gilt folgende Regel:
"Wenn der Betrag im Konto K1 auf der Soll-Seite stehen soll, dann ist er positiv. Wenn hingegen der
Betrag im Konto K1 auf der Haben-Seite stehen soll, dann ist er negativ."
- K1: - Zeichenkette, die der Kontonummer K1 entspricht. Die Kontonummer K1 kann Werte zwischen 1
und 999,999 annehmen. Die Kontonummer muss in der Buchhaltung, in die importiert werden soll,
existieren.
- K2: - Zeichenkette, die der Kontonummer K2 entspricht. Die Kontonummer K2 kann Werte zwischen 1
und 999,999 annehmen. Die Kontonummer muss in der Buchhaltung, in die importiert werden soll,
existieren.
- Buchungstext: Zeichenkette, die den Buchungstext enthΣlt. Der Text kann maximal 30 Zeichen
umfassen. Er muss mindestens ein (nicht leeres) Zeichen umfassen.
ACCOUNT PRO wird nur solche Buchungen importieren, die den obengenannten Bedingungen
entsprechen. Wenn ACCOUNT PRO in einer Importdatei fehlerhafte Buchungen vorfindet, dann speichert
ACCOUNT PRO diese in einer Datei namens IMPERR.TXT im ACCOUNT PRO - Verzeichnis zusammen mit
entsprechenden Fehlermeldungen ab.
Beispiel fⁿr eine Import-Textdatei:
156[Tab]-123.55[Tab]100[Tab]3002[Tab]Einkauf von Artikeln[CR][LF]
156[Tab]-634.80[Tab]100[Tab]3002[Tab]Einkauf von noch mehr Artikeln[CR][LF]
KONTENPLAN ('Struktur'/ 'Kontenplan')
ACCOUNT PRO kann mit bis zu 1000 Konten arbeiten. Diese k÷nnen beliebig in Aktiv-, Passiv-, Aufwand- und
Ertragskonten aufgeteilt werden. Sie k÷nnen beliebige, bis zu 6-stellige Kontonummern in beliebiger
Reihenfolge verwenden. Die Reihenfolge der Konten wird durch ihre PlΣtze in der Kontenliste bestimmt - nicht
durch die Kontonummern.
Beachten Sie aber bitte, dass die Konten-Klassen wie folgt zugewiesen werden mⁿssen:
Erste Kontenklasse: Aktiven
Zweite Kontenklasse: Passiven
Dritte Kontenklasse: Aufwand
Vierte Kontenklasse: Ertrag
Beachten Sie bitte ferner, dass jeder Kontenplan ein 'Startkapitalkonto' (s. unten) enthalten muss und ein
'Sammelkonto' (s. unten) enthalten sollte.
KONTONUMMER:
Geben Sie bei Detailkonten (Stufe 4) eine bis zu 6-stellige Kontonummer ein. Die Nummer muss eine Zahl sein.
Gruppenkonten (Stufen 3 bis 1) k÷nnen - brauchen aber nicht nicht - numeriert werden (Feld 'Konto-Nr.' leer
lassen).
BEZEICHNUNG:
Die LΣnge der Kontobezeichnung ist nur durch die LΣnge des Eingabefeldes begrenzt. Die maximal m÷gliche
Anzahl Zeichen einer Bezeichnung hΣngt deshalb von der Breite der einzelnen Zeichen ab.
STUFE:
Sie mⁿssen mindestens die Stufe 4 (Detailkonten) benutzen. Die Verwendung von Kontogruppen (Stufen 1 bis
3) ist fakultativ. Sie dienen in erster Linie der Zusammenfassung von Konten in der Bilanz und in der
Erfolgsrechnung.
Bitte beachten Sie, dass - wenn Sie sie verwenden wollen - Sie die Kontogruppen konsequent verwenden
mⁿssen. ACCOUNT PRO fasst in den Auswertungen jeweils alle Unterstufen zusammen, solange, bis es auf
ein Konto der gleichen Stufe st÷sst.
KONTOART:
Weisen Sie den einzelnen Konten jeweils die entsprechende Kontoart zu. Neben den Hauptkontoarten 'Allg.
Aktivkonto', 'Allg. Passivkonto', 'Aufwandkonto' und 'Ertragskonto', gibt es noch die Sonderkontoarten
'Debitorenkonto', 'Kreditorenkonto', 'Startkapitalkonto' und 'Sammelkonto'. Diese sind wie folgt zu verwenden:
'Debitorenkonto':
Debitorenkonten geh÷ren zu den Aktiven und sind fⁿr die Verwendung als Einzel-Debitorenkonten (z.B.
Kunden-Debitorenkonten) vorgesehen. Alle als Debitorenkonten bezeichneten Konten mⁿssen unmittelbar
aufeinanderfolgen und innerhalb der Aktivkonten einen Block bilden. Wenn Sie Debitorenkonten verwenden,
dann k÷nnen Sie die Einzel-Debitorenkonten in der Bilanz auch bei Darstellung im h÷chsten Detaillierungsgrad
(Detailkonten der Stufe 4) zusammenfassen, was die Uebersichtlichkeit betrΣchtlich erh÷hen kann.
'Kreditorenkonto':
Kreditorenkonten geh÷ren zu den Passiven und sind fⁿr die Verwendung als Einzel-Kreditorenkonten (z.B.
Lieferanten-Kreditorenkonten) vorgesehen. Alle als Kreditorenkonten bezeichneten Konten mⁿssen
unmittelbar aufeinanderfolgen und innerhalb der Passivkonten einen Block bilden. Wenn Sie Kreditorenkonten
verwenden, dann k÷nnen Sie die Einzel-Kreditorenkonten in der Bilanz auch bei Darstellung im h÷chsten
Detaillierungsgrad (Detailkonten der Stufe 4) zusammenfassen, was die Uebersichtlichkeit betrΣchtlich erh÷-
hen kann.
'Startkapitalkonto':
Das Startkapitalkonto geh÷rt zu den Passivkonten. ACCOUNT PRO ben÷tigt dieses Konto zur Speicherung der
Werte der Anfangsbilanz.
'Sammelkonto':
Damit ACCOUNT PRO Sie bei der Eingabe von Sammel-, bzw. Splitbuchungen unterstⁿtzen kann, wird dieses
Sonderkonto als Zwischenkonto ben÷tigt. Das Sammelkonto kann an sich irgendeiner der Kontenklassen
(Aktiven, Passiven, Aufwand, Ertrag) zugewiesen werden. Es hat per Definition nach der Eingabe einer
Sammel-/Splitbuchung immer wieder einen Saldo von Null. Es ist jedoch zweckmΣssig, als Sammelkonto das
letzte der Ertragskonten zu verwenden und ihm eine einprΣgsame Nummer zu geben (z.B. 9999).
AENDERUNGEN DES KONTENPLANS:
Ausser wΣhrend der Zeit, in der Sie eine Buchhaltung wiederholt auf eine neue Buchungsperiode ⁿbertragen
m÷chten (siehe 'Neue Buchungsperiode anfangen'), k÷nnen Sie jederzeit - auch dann wenn die Buchhaltung
bereits Buchungen enthΣlt - Aenderungen am Kontenplan vornehmen (z.B. neue Konten er÷ffnen oder
Kontogruppen einfⁿhren). Vor dem L÷schen eines Kontos mⁿssen Sie allerdings sΣmtliche in ihm enthaltenen
Buchungen auf andere Konten umbuchen.
KONVERSION VON DOS-ACCOUNT-DATEIEN
Mit dem Transformationsprogramm WINTRANS.EXE k÷nnen Sie Buchhaltungen, die mit den DOS-
Versionen von ACCOUNT und ACCOUNT PRO erzeugt wurden, in das Format von ACCOUNT PRO fⁿr
Windows transformieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Kopieren Sie alle zu einer DOS-Buchhaltung geh÷renden Dateien (NAME.*) in das Verzeichnis von
ACCOUNT PRO fⁿr Windows. Starten Sie dann das sich im ACCOUNT PRO fⁿr Windows-Verzeichnis
befindliche DOS-Programm WINTRANS.EXE (mit 'Datei'/'Ausfⁿhren' aus dem Programm-Manager oder
direkt mit dem Dateimanager) und transformieren Sie die Dateien. WINTRANS.EXE wandelt die DOS-
Dateien in die neuen Dateien 'Name.ACC', 'Name.MEM', Name.PLA' und 'Name.TRA' um. Diese k÷nnen Sie
in ACCOUNT PRO fⁿr Windows direkt verwenden.
LIQUIDITAET ('Anschauen', 'Statistik')
Unter LiquiditΣt wird in ACCOUNT PRO kurzfristig aufbringbares (Bar)geld verstanden. Die Konten, deren Saldi
die LiquiditΣt bilden, k÷nnen frei definiert werden (Konten 'Hinzufⁿgen'). Als LiquiditΣtskonten k÷nnen sowohl
Aktivkonten (z.B. Kasse, Bankkonten) als auch Passivkonten definiert werden. Unter den Passivkonten
kommen dabei kurzfristige Schulden (z.B. Kreditkarten-Schulden) in erster Linie in frage.
Die monatliche LiquiditΣtsstatistik kann aufzeigen, ob allenfalls Kapital anderweitig investiert werden
k÷nnte. Der aktuelle, kurzfristig aufbringbare Barbetrag widerspiegelt sich im letzten auf der Tabelle
dargestellten Monat.
LIZENZFREIE VOLLVERSION - LIZENSIERUNG
Diese lizenzfreie Vollversion unterscheidet sich von der lizensierten Version lediglich
dadurch, dass sie Sie ab 200 Buchungen ab und zu daran erinnert, dass es sich hier um
Software handelt, die Ihnen ausschliesslich zum Kennenlernen zur Verfⁿgung steht und
dass Sie keine eigene Kopfzeile fⁿr die Ausdrucke eingeben k÷nnen. Wenn Sie die
Software dauernd einsetzen m÷chten, dann sind Sie gebeten, sich als Anwender
registrieren zu lassen.
Dieses Konzept erm÷glicht es Ihnen, das Programm vor einer allfΣlligen Registrierung
ausgiebig zu prⁿfen um festzustellen, ob es Ihren Anforderungen entspricht und ob es
Ihnen gefΣllt. Mit dem Kauf dieser lizenzfreien Vollversion sind Sie keine Pflicht zur
Registrierung eingegangen. Wenn Sie sich jedoch nicht als Anwender registrieren lassen
m÷chten, dann sind Sie gebeten, das Programm fairerweise nicht weiterhin zu benutzen.
Sie k÷nnen eine lizensierte Version von ACCOUNT PRO gegen Entrichtung einer
Lizenzgebⁿhr direkt vom Programmautor beziehen. Zusammen mit der Programmdiskette
erhalten Sie auch ein gebundenes Benutzerhandbuch.
Als registrierter Programmbenutzer haben Sie zudem folgende Vorteile:
o Sie erhalten die aktuellste Programmversion.
o Sie erhalten kostenlose Beratung und Unterstⁿtzung, wenn Sie ein Problem haben
sollten (wenden Sie sich an Tel. (0041) (1) 926 27 50 (Schweiz) oder an CompuServe
100273,403 oder faxen oder schreiben Sie an die unten angegebene Adresse)
o Im Falle eines Programmfehlers erhalten Sie gratis eine korrigierte Programmversion.
o Ueber neue Programmversionen werden Sie jeweils informiert und k÷nnen diese zu Vor-
zugsbedingungen beziehen (ca. 1/3 des normalen Preises).
BEZUGSQUELLE FUER LIZENZVERSION
Sie erhalten eine Programmdiskette und eine Kopie des Benutzerhandbuchs, welches das
System der doppelten Buchfⁿhrung in leicht verstΣndlicher Form erklΣrt und viele nⁿtzli-
che praktische Tips enthΣlt, gegen Voreinzahlung einer Lizenzgebⁿhr von Sfr. 148.- an den
Programmautor:
Konto Nr. 805.460.40 K
W.R. Aus der Au
Schweizerische Bankgesellschaft
CH-8708 MΣnnedorf
Schweiz
oder
Eurocheck/Postanweisung/Kreditkartennummer *) an:
W.R. Aus der Au
Seestr. 80
CH-8712 StΣfa
Schweiz
Tel./Fax: 0041 1 926 27 50
*) Es werden Visa, Eurocard/Mastercard und Amexco akzeptiert
Die Datei BESTELL.WRI enthΣlt ein Bestellformular, das Sie in Windows Write laden und
ausdrucken k÷nnen. Bitte vergessen Sie nicht, das gewⁿnschte Diskettenformat (5 1/4 oder
3 1/2 Zoll) und Ihre vollstΣndige Adresse anzugeben!!
LIZENZVERTRAG / BEZUGSQUELLE FUER LIZENZ-SOFTWARE
Diese Software ist durch ein Copyright geschⁿtzt. Durch den Erwerb der Programmdiskette wird eine Lizenz
erworben, die dazu berechtigt, die Software auf einem einzelnen PC oder auf einem Netzwerk-Server zu
installieren und zu nutzen. Wenn die Software auf einem Netzwerk-Server installiert ist, dann darf Sie
gleichzeitig auf h÷chstens zwei angeschlossenen PCs benutzt werden. Jede weitergehende Verwendung der
Software bedarf zusΣtzlicher Lizenz(en).
Das Kopieren der Programmdikette ist ausschliesslich zu Sicherungszwecken gestattet. Jede
darⁿberhinausgehende Herstellung von Kopien der Programmdiskette zu anderen Zwecken ist nicht gestattet.
Insbesondere dⁿrfen ohne ausdrⁿckliche schriftliche Zustimmung von ADASOFT keinerlei Kopien der Lizenz-
Software kommerziell vertrieben oder auf andere Weise an Dritte weitergegeben werden.
Jede Lizenz berechtigt dazu, ⁿber neue Programmversionen jeweils informiert zu werden, und diese zu
Vorzugsbedingungen direkt vom Autor beziehen zu k÷nnen.
BEZUGSQUELLE
Weitere lizensierte Exemplare dieser Software k÷nnen Sie direkt vom Programmautor beziehen. Sie erhalten
eine Lizenz-Software gegen Voreinzahlung einer Lizenzgebⁿhr von Sfr. 148.-an:
Konto Nr. 805.460.40 K
W.R. Aus der Au
Schweizerische Bankgesellschaft
CH-8708 MΣnnedorf
Schweiz
oder
Eurocheck/Postanweisung/Kredidkartennummer an:
ADASOFT, W.R. Aus der Au
Seestr. 80
CH-8712 StΣfa
Schweiz
Die Datei BESTELL.WRI enthΣlt ein Bestellformular, das Sie in Windows Write laden und ausdrucken k÷nnen.
Es genⁿgt jedoch, wenn Sie Ihrer Zahlung die n÷tigen Angaben in anderer Form beifⁿgen.
Bitte vergessen Sie nicht, das gewⁿnschte Diskettenformat (5 1/4 oder 3 1/2 Zoll) und Ihre vollstΣndige
Adresse anzugeben!
MANDANTEN VERWALTEN (æDateiÆ/ÆOeffnenÆ/ÆMandantenÆ oder æDateiÆ/ÆMandantenÆ)
Mit der Funktion æMandantenÆ k÷nnen Sie einzelne Buchhaltungen einem æMandantenÆ zuordnen. Ein Mandant
braucht nicht eine existierende Person zu sein. Sie k÷nnen die æMandantenÆ-Funktion durchaus auch etwa dazu
verwenden, um Ihre GeschΣfts-, Vereins- und Privatbuchhaltungsdateien zu ordnen.
Um einen neuen Mandanten anzulegen, klicken Sie die Befehlsleiste æMandant neu anlegenÆ an. Geben Sie fⁿr
jeden Mandanten eine spezifische Bezeichnung ein. ACCOUNT PRO prΣsentiert die Mandanten nach dieser
Bezeichnung alphabetisch sortiert. In die Felder æAdresseÆ und æBemerkungenÆ k÷nnen Sie je bis zu 200
Zeichen eingeben.
Bevor sie einem Mandanten Buchhaltungen zuordnen k÷nnen, mⁿssen Sie diese er÷ffnen (æDateiÆ/ÆNeuÆ oder
æNeue BuchhaltungÆ in der æListe der BuchhaltungenÆ). Um (bis zu maximal 20) Buchhaltungsdateien
zuzuordnen, klicken Sie den entsprechenden Mandanten und anschliessend die Befehlsleiste
æBuchhaltungsdateien zuweisenÆ an. Mit der Befehlsleiste æDatei entfernenÆ k÷nnen Sie falsch zugewiesene
Dateien wieder entfernen.
Wenn sie eine Buchhaltungsdatei einem Mandaten zugewiesen haben und die Buchhaltung am Ende einer
Buchungsperiode auf eine neue Periode ⁿbertragen, dann weist ACCOUNT PRO die Dateien der neuen Periode
dem Mandanten automatisch zu.
NEUE BUCHHALTUNG ANFANGEN
Sie k÷nnen eine neue Buchhaltung entweder mit einem Kontenplan einer bestehenden Buchhaltungsdatei (z.B.
mit einem der mitgelieferten KontenplΣne) er÷ffnen und ihren speziellen Bedⁿrfnissen anpassen, oder mit
einem neuen Kontenplan er÷ffnen.
a) Neue Buchhaltung mit mitgeliefertem oder schon bestehendem Kontenplan er÷ffnen:
ACCOUNT PRO enthΣlt eine Reihe von (leeren) Buchhaltungen, die StandardkontenplΣne enthalten:
- KAEFER2.ACC: Einfacher Schweizerischer Kontenplan (Stufe 2) nach Dr. K. KΣfer
- KAEFER4.ACC: Detaillierter Schweizerischer Kontenplan (Stufe 4) nach Dr. K. KΣfer
- PRIVPLAN.ACC: Spezialkontenplan fⁿr Privatbuchhaltung
- SKR03.ACC: Detaillierter Deutscher Kontenplan nach DATEV SKR03
- UNIVPLAN.ACC: Einfacher Deutscher Universalkontenplan
WΣhlen Sie daraus den fⁿr Sie am besten geeigneten Kontenplan aus.
Wenn Sie schon eine Buchhaltungsdatei mit einem eigenen Kontenplan haben, dann k÷nnen Sie eine neue
Buchhaltung auch auf Grund dieser Datei er÷ffnen.
Nachdem Sie sich fⁿr den zu verwendenden Kontenplan entschieden haben, wΣhlen Sie 'Datei'/'Oeffnen' aus
dem Hauptmenⁿ und laden Sie die Datei, die den gewⁿnschten Kontenplan enthΣlt. WΣhlen Sie dann
'Struktur'/'Buchungsperiode' aus dem Hauptmenⁿ und geben Sie den Namen der neuen Buchhaltung und die
Daten der Buchungsperiode ein. Anschliessend k÷nnen Sie den Kontenplan ('Struktur'/'Kontenplan') Ihren
speziellen Bedⁿrfnissen anpassen, indem Sie nicht ben÷tigte Konten l÷schen und zusΣtzlich ben÷tigte ein-
fⁿgen.
Geben Sie anschliessend die Anfangsbilanz ein, indem Sie alle Bilanzkonten-Saldi (Aktiven und Passiven) als
Buchungen zwischen dem betreffenden Bilanzkonto (als K1) und dem Konto 'Startkapital' (als K2) eingeben.
Aktivsaldi mⁿssen Sie dabei als positive, und Passivsaldi als negative Werte eingeben.
Nach der Eingabe der Anfangsbilanz ist die Buchhaltung er÷ffnet und es k÷nnen nun die auftretenden
GeschΣftsvorfΣlle laufend verbucht werden.
Wenn Sie die Dateien mit den mitgelieferten KontenplΣnen nicht mehr ben÷tigen, dann k÷nnen Sie diese ein-
fach mit dem Datei-Manager l÷schen.
b) Neue Buchhaltung mit eigenem Kontenplan er÷ffnen:
WΣhlen Sie 'Datei'/'Neu' aus dem Hauptmenⁿ oder 'Neue Buchhaltung' in der 'Liste der Buchhaltungen'. Folgen
Sie im weiteren der Benutzerfⁿhrung.
Siehe auch:
Buchen: Betragsvorzeichen
Buchen: K1 und K2
Neue Buchungsperiode anfangen
NEUE BUCHUNGSPERIODE ANFANGEN ('Uebertrag')
Am Ende einer Buchungsperiode (GeschΣftsjahr) muss die Buchhaltung auf eine neue Buchungsperiode
ⁿbertragen werden. Dabei erzeugt ACCOUNT PRO einen neuen Satz von Buchhaltungsdateien.
Um eine Buchhaltung zu ⁿbertragen, mⁿssen Sie den Punkt 'Uebertrag' des Hauptmenⁿs anwΣhlen und das
anschliessend erscheinende Bildschirm-Formular 'Neue Buchungsperiode' ausfⁿllen. Sie mⁿssen dabei einen
neuen Buchhaltungsnamen und neue Anfangs- und Enddaten verwenden.
Sie k÷nnen eine Buchhaltung mehrmals ⁿbertragen. Dies ist besonders dann nⁿtzlich, wenn am Ende
einer Buchungsperiode noch nicht alle notwendigen Daten verfⁿgbar sind. In so einem Falle k÷nnen Sie
die neue Periode p r o v i s o r i s c h er÷ffnen und mit den Dateien der neuen Periode weiterarbeiten.
Dabei mⁿssen Sie jedoch unbedingt beachten, dass Sie bis zur definitiven Uebertragung der alten Periode
k e i n e Aenderungen an den KontenplΣnen (der alten und der neuen Periode) vornehmen dⁿrfen. SpΣter,
wenn die Daten der alten Periode einmal vollstΣndig sind, und Sie die alte Buchhaltung d e f i n i t i v
ⁿbertragen haben, dann k÷nnen Sie den Kontenplan der neuen Buchhaltung nach belieben Σndern.
Bei jeder weiteren Uebetragung revidiert ACCOUNT PRO in der neuen Buchhaltung die Werte der
Anfangsbilanz und die monatlichen Vorjahres-Werte der Erfolgsrechnungskonten. Alle schon gemachten
Buchungen der neuen Periode bleiben dabei erhalten.
BENUTZERDEFINIERTE BILANZ, ERFOLGSRECHNUNG UND BETRIEBSWIRTSCHAFTLICHE
AUSWERTUNG (æOptionenÆ/Benutzerdefinierte Bilanz, Erfolgsrechnung, BWAÆ)
Mit dieser Funktion k÷nnen Sie eigene Darstellungen von Bilanz und Erfolgsrechnung, oder eine
betriebswirtschaftiche Auswertung definieren. Die definierten Darstellungen k÷nnen Sie unter æAnschauenÆ des
Hauptmenⁿs am Bildschirm betrachten, unter æDateiÆ/ÆDruckenÆ ausdrucken oder unter æDateiÆ/ÆDatenexportÆ zu
Weiterbearbeitung mit anderen Programmen exportieren.
Account Pro stellt die von Ihnen definierten Auswertungen wie folgt tabellarisch in fⁿnf Kolonnen dar:
1. Kolonne: Zeilennummer
2. Kolonne: Bezeichnung (wo zutreffend mit dahintergesetzter Rechenformel) oder Kontoname
3. Kolonne: Kontosaldo (nur dort wo die zweite Kolonnen einen Kontonamen enthΣlt)
4. Kolonne: Summen oder Differenzen der BetrΣge der einzelnen Zeilen (nur dort wo die zweite und die fⁿnfte
Kolonnen leer ist)
5. Kolonne: Summen oder Differenzen der BetrΣge der einzelnen Zeilen (nur dort wo die dritte und die vierte
Kolonnen leer ist)
Bezeichnung/Kontoname:
In der ersten Kolonnen des Arbeitsblattes k÷nnen Sie eine Bezeichnung (kann auch ein Titel oder ein Untertitel
sein) oder einen Kontonamen eingeben. Kontonamen geben Sie dadurch ein, dass Sie in der zweiten Kolonne
des Arbeitsblattes ein Konto eingeben. Account Pro fⁿgt dann den Kontonamen automatisch in die erste
Kolonne ein.
Positionieren Sie zu Eingabe den Mauscursor auf die gewⁿnschte Stelle des Arbeitsblattes und klicken Sie
dann auf æEingebenÆ/ÆAendernÆ.
Mit den Buttons æ<Æ und æ>Æ k÷nnen Sie die EintrΣge einrⁿcken und damit eine optische Gliederung der
Darstellung erreichen. Die Kontonamen werden automatisch am weitesten eingerⁿckt.
Kontonummer:
Hier k÷nnen sie die Detailkonten (Stufe 4) eingeben, die Sie in Ihrer Auswertung verwenden wollen. Bitte
beachten Sie: Pro Zeile k÷nnen Sie nur entweder ein Konto oder eine Rechenformel (s. unten) eingeben.
Positionieren Sie zu Eingabe den Mauscursor auf die gewⁿnschte Stelle des Arbeitsblattes und klicken Sie
dann auf æEingebenÆ/ÆAendernÆ.
Formel fⁿr Rechenoperation:
Hier k÷nnen Sie entweder eine Summe mehrerer Zeilen oder eine Differenz zweier Zeilen eingeben.
Positionieren Sie dazu den Mauscursor auf die Stelle, die die Formel enthalten soll. Klicken Sie anschliessend
auf æEingebenÆ/ÆAendernÆ und dann auf diejenigen Zeilen, die die Formel beinhalten soll. Bitte beachten Sie:
Pro Zeile k÷nnen Sie nur entweder eine Rechenformel oder ein Konto (s. oben) eingeben.
W i c h t i g :
Anders als bei der Bilanz und Erfolgsrechnung nach Account Pro Standard, werden Aenderungen des
Kontenplans in den benutzerdefinierten Auswertungen nicht automatisch berⁿcksichtigt. Wenn Sie den
Kontenplan Σndern, dann mⁿssen Sie die entsprechenden Aenderungen in Ihren selbstdefinierten
Auswertungen von Hand vornehmen.
OPTIONEN: BUCHUNGEN SUCHEN ('Optionen'/'Buchungen suchen')
Unter 'Optionen'/'Buchungen suchen' k÷nnen Sie eine Buchhaltung nach Buchungen, die bestimmten
Kriterien erfⁿllen, durchsuchen. In einzelnen KontobΣttern k÷nnen Sie im Bereich des gerade
dargestellten Kontos suchen (Menⁿpunkt 'Suchen').
Sie k÷nnen suchen nach:
BUCHUNGSTEXT, MEMOTEXT:
a) Beide Checkboxen leer: Suche nach einem Textbruchstⁿck. Gross-/Kleinschrift spielt keine Rolle.
b) Nur Checkbox 'Nur ganze W÷rter/SΣtze' angekreuzt: Suche nach ganzen W÷rtern oder SΣtzen. Gross-
/Kleinschrift spielt keine Rolle.
c) Nur Checkbox 'Gross-/Kleinbuchstaben beachten' angekreuzt: Suche nach einem Textbruchstⁿck unter
Beachtung von Gross-/Kleinschrift.
d) Beide Checkboxen, 'Nur ganze W÷rter/SΣtze' und 'Gross-/Kleinbuchstaben beachten' angekreuzt: Suche
nach ganzen W÷rtern oder SΣtzen unter Beachtung von Gross-/Kleinschrift.
oder nach
BUCHUNGSBETRAG:
Suche nach Buchungen ⁿber einen bestimmmten Betrag. Der Betrag ist stets als positiver Wert
einzugeben.
oder nach
OFFENEN POSTEN:
Suche nach Buchungen, die als 'Offene Posten' markiert wurden und die innerhalb einer bestimmten
Zeitperiode liegen.
Als Suchergebnis k÷nnen bis zu ca. 1'600 Buchungen dargestellt werden. Wenn das Suchergebnis mehr als
ca. 1600 Buchungen umfasst, dann mⁿssen Sie das Suchkriterium enger fassen.
Doppelklicken in der mit 'M' (fⁿr Memo) bezeichneten Spalte bringt das Memo-Eingabeformular auf den
Bildschirm.
Doppelklicken in der Spalte 'Kto' (fⁿr Konto) oder 'Gkto' (fⁿr Gegenkonto) zeigt den entsprechenden
Kontonamen an.
Doppelklicken in einer anderen als den Spalten 'M' und 'Gkto' hat den gleichen Effekt wie der Menⁿpunkt
'Aendern' und bringt das Buchungsformular auf den Bildschirm.
OPTIONEN: PASSWORTSCHUTZ ('Optionen'/'Passwortschutz')
Sie k÷nnen den Zugriff auf jede einzelne Buchhaltungsdatei mit einem individuellen Passwort schⁿtzen.
Die Verwendung eines Passworts bewirkt auch, dass die entsprechende Buchungsdatei in verschlⁿsselter
Form abgespeichert wird. Weder BuchungsbetrΣge noch Buchungstexte sind dann lesbar.
Bitte beachten Sie, dass das Passwort nur Buchstaben und Zahlen enthalten darf.
Die Passw÷rter sind nicht sensitiv auf Gross- oder Kleinschrift.
Seien Sie vorsichtig, und vergessen Sie die Passw÷rter nicht! Wenn Sie ein Passwort vergessen haben
sollten, dann kann nur noch ACCSOFT helfen.
OPTIONEN: PERIODISCHE AUTOMATIKBUCHUNGEN DEFINIEREN ('Optionen'/ 'Period.
Automatikbuchungen definieren')
Sie k÷nnen bis zu 200 periodische Automatikbuchungen definieren und speichern. Periodische Automatikbu-
chungen dienen der automatischen Verbuchung von periodisch wiederkehrenden Transaktionen (z.B.
Zahlungen im Zusammenhang mit DauerauftrΣgen an die Bank).
Um eine periodische Automatikbuchung zu definieren, mⁿssen Sie den Mauscursor auf eine leere Zeile
positionieren und die Befehlsleiste 'Definieren' anklicken. Fⁿllen Sie das anschliessend erscheinende
Eingabeformular ganz aus. Wenn Sie unter æDann jeweilsÆ eine Periode, die ganze Monate umfasst wΣhlen,
dann sollten Sie beachten, dass die Daten æNeunundzwanzigsterÆ, æDreissigsterÆ und æEinundreissigsterÆ.
nicht in allen Monaten auftreten. ACCOUNT PRO wird nur solche Buchungen automatisch eingeben, die
real existierende Daten enthalten.
Wenn Sie die Liste der Automatikbuchungen wieder verlassen, und jedesmal beim Laden einer
Buchhaltung, prⁿft ACCOUNT PRO, ob periodische Automatikbuchungen fΣllig seien. Wenn dies der Fall
ist, dann informiert sie ACCOUNT PRO darⁿber und verbucht diese. ACCOUNT PRO behandelt alle
automatisch erfolgten Buchungen so, als hΣtten Sie sie selbst eingegeben und zeigt diese in der
Buchungsliste des Buchungsformulars (æBuchenÆ). Es kann dann durchaus sein, dass Korrekturen
notwendig sind (weil z.B. Bank-DauerauftrΣge nicht an dem vorgesehenen Datum erfolgt sind). Solche
Korrekturen k÷nnen Sie dann sehr leicht im Buchungsformular vornehmen.
OPTIONEN: STANDARDBUCHUNGEN DEFINIEREN ('Optionen'/ 'Standardbuchungen definieren')
Sie k÷nnen bis zu 200 Standard- und Automatikbuchungen speichern. Automatikbuchungen sind eine
spezielle Art von Standardbuchungen und dienen der automatischen Verbuchung von Vorsteuer,
Mehrwertsteuer und Skonto. Unter bestimmten Bedingungen k÷nnen Sie das Umsatzsteuerkonto einer Steuer-
Automatikbuchung (Vorsteuer, Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer) auch mit den entsprechenden Umsatzkonten
verknⁿpfen (siehe unten).
STANDARDBUCHUNGEN HINZUF▄GEN/AENDERN/L╓SCHEN:
Um eine Standardbuchung hinzuzufⁿgen, mⁿssen Sie den Mauscursor auf eine leere Zeile positionieren
und die Befehlsleiste 'Definieren' mit der Auswahl 'Standardbuchung' anklicken. Fⁿllen Sie das
anschliessend erscheinende Eingabeformular ganz oder teilweise aus.
Um eine Standardbuchung zu Σndern oder zu l÷schen, mⁿssen Sie den Mauscursor auf die entsprechende
Buchung positionieren und anschliessend die Befehlsleiste 'Aendern', bzw. 'L÷schen' anklicken.
AUTOMATIKBUCHUNGEN HINZUF▄GEN/AENDERN/L╓SCHEN:
Um eine Automatikbuchung hinzuzufⁿgen, mⁿssen Sie den Mauscursor auf eine leere Zeile positionieren
und die Befehlsleiste 'Definieren' mit der Auswahl 'Automatikbuchung' anklicken. WΣhlen Sie im
anschliessend erscheinenden Eingabeformular den gewⁿnschten Buchungstyp und machen Sie die weiter
notwendigen Angaben.
Um eine Automatikbuchung zu Σndern oder zu l÷schen, mⁿssen Sie den Mauscursor auf die
entsprechende Buchung positionieren und anschliessend die Befehlsleiste 'Aendern', bzw. 'L÷schen'
anklicken.
Buchungstyp:
Sie k÷nnen Umsatzsteuerbuchungen (Vorsteuer, MwSt.) und Skontobuchungen automatisieren. Damit die
Skontobuchungsautomatik auch zusammen mit der Umsatzsteuerautomatik funktioniert, mⁿssen Sie die
Skontoautomatikbuchungen als "Auf Basis Netto" definieren (Checkbox leer lassen).
Tastenkⁿrzel (Ctrl-A ... Ctrl-Z):
Sie k÷nnen bis zu 26 Standard- und Automatikbuchungen mit Tastenkⁿrzeln versehen (Ctrl-A ... Ctrl-Z).
Damit k÷nnen Sie solche Standardbuchungen dann leicht direkt ins Buchungsformular hinein abrufen.
VERKNUEPFEN
Wenn Sie Umsatzkonten verwenden, die per Definition ausschliesslich solche Buchungen enthalten, die
einer Umsatzsteuer unterliegen (z. B. æUmsatzerl÷se 6.5% UmsatzsteuerÆ), dann k÷nnen Sie die
Umsatzkonten mit dem entsprechenden Umsatzsteuerkonto verknⁿpfen. Solche Verknⁿpfungen
erm÷glichen, dass ACCOUNT PRO, bei der Eingabe einer Buchung mit einem verknⁿpften Umsatzkonto
als K2 (z.B. Umsatzerl÷se 6.5% Ust.) i m m e r vollautomatisch die entsprechende Umsatzsteuerbuchung
vornimmt. Die Vollautomatik funktioniert auch beim Abrufen von Skonto-Automatikbuchungen. ACCOUNT
fⁿgt in diesem Fall zwei Buchungen automatisch hinzu; die Skontobuchung und die Steuerbuchung fⁿr
den Skonto.
Um Verknⁿpfungen zu definieren, mⁿssen Sie zunΣchst die Automatikbuchung fⁿr das Umsatzsteuerkonto
eingeben. Klicken Sie dann die Befehlsleiste æVerknⁿpfenÆ an. WΣhlen Sie nun aus der Kontenliste alle
Umsatzkonten aus, die mit dem Umsatzsteuerkonto der Automatikbuchung fest verknⁿpft werden sollen.
Automatikbuchungen deren Umsatzsteuerkonto verknⁿpft ist sind in der Liste 'Standardbuchungen
definieren' in der letzten Kolonne (Verk.) mit 'ja' gekennzeichet.
Beispiel fⁿr verknⁿpfte Konten:
Das Steuerkonto (Passivkonto) æUmsatzsteuer (MwSt.) 6.5%Æ
ist verknⁿpft mit
den Umsatzkonten (Ertragskonten) æUmsatzerl÷se 6.5% Ust.Æ und æGewΣhrte Skonti 6.5% UStÆ.
!! W i c h t i g !! : Umsatzkonten, die gemischte Buchungen enthalten (solche mit und solche ohne
zugeh÷rige Steuerbuchung), dⁿrfen Sie nicht verknⁿpfen. ACCOUNT PRO fⁿgt bei der Eingabe von
Buchungen, die verknⁿpfte Umsatzkonten betreffen, ja immer eine entsprechende Steuerbuchung hinzu.
OPTIONEN: TASCHENRECHNER ('Optionen'/'Taschenrechner')
Die Bedienung des Rechners entspricht der eines einfachen handelsⁿblichen Taschenrechners. Die 'Tasten'
des Rechners k÷nnen ⁿber die Tastatur oder mit der Maus betΣtigt werden.
Durch 'runden' wird der Wert der Anzeige auf zwei Stellen nach dem Komma gerundet.
Das Resultat kann direkt in das Eingabeformular ⁿbernommen werden. Mit 'uebernehmen' wird das Resultat
unverΣndert ⁿbernommen. Mit 'negativ ⁿbernehmen' wird das Resultat mit umgekehrtem Vorzeichen
ⁿbernommen.
Mit 'Abbrechen' wird die Taschenrechnerfunktion ohne Resultatⁿbernahme verlassen.
UST.-VORANMELDEWERTE DEFINIEREN (æOptionenÆ/ÆUst.-Voranmeldewerte definierenÆ)
Mit der Funktion 'Umsatzsteuer-Voranmeldewerte definieren' k÷nnen Sie festlegen, welche Werte ACCOUNT
PRO zur Verwndung in einem Umsatzsteuervoranmelde-Formular ausgeben soll.
Bezeichnung/Summe/Differenz:
Auf jeder Zeile des Arbeitsblattes k÷nnen Sie entweder eine Bezeichnung (kann auch ein Titel sein), eine
Definition einer Summe der Umsatz- und UmsatzsteuerbetrΣge (MwSt., Vorsteuer) mehrerer Zeilen, oder eine
Definition einer Differenz der BetrΣge zweier Zeilen eingeben.
Wenn Sie eine Differenz ben÷tigen, dann sollten Sie beachten, dass ACCOUNT PRO die Umsatz- und
UmsatzsteuerbetrΣge mit denselben Vorzeichen wie diejenigen der Kontensalden darstellt (Aktiv- und
Aufwandkonten haben in der Regel positive, Passiv- und Ertragskonten hingegen negative Salden). Bei
Differenzen zwischen Konten die in der Regel das gleiche Vorzeichen haben, ist daher die Funktion @Diff zu
verwenden; bei Differenzen zwischen Konten die in der Regel ungleiche Vorzeichen haben, muss hingegen die
Funktion @Sum verwendet werden.
Umsatz-Konto:
EintrΣge in diese Kolonne sind nur dann sinnvoll, wenn Ihr Umsatzsteuerformular auch reine Umsatzzahlen
verlangt (wie z.B. das schweizerische). ACCOUNT PRO berechnet fⁿr die angegebenen Konten den
Bruttoumsatz (der eine allfΣllige Steuer noch enthΣlt).
Steuer-Konto:
In dieser Kolonne k÷nnen Sie die zu den jeweiligen Bezeichnungen geh÷rigen Umsatzsteuerkonten angeben
(fⁿr die Bezeichnung 'Steuerpflichtige UmsΣtze 6.5%' wⁿrden Sie z.B. das Passivkonto 'Umsatzsteuer 6.5%'
eingeben.
Verknⁿpfte Umsatzkonten:
In dieser Liste zeigt ACCOUNT PRO alle Umsatzkonten an, deren Automatikbuchungen (siehe 'Optionen'/'Stan-
dardbuchungen definieren') Sie mit dem jeweiligen Umsatzsteuerkonto verknⁿpft haben (siehe
'Optionen'/'Standardbuchungen definieren'/'Verknⁿpfen'). Bei verknⁿpften Konten fⁿhrt ACCOUNT PRO bei der
Ausgabe der Ust.-Voranmeldewerte eine Prⁿfung durch; das Programm prⁿft, ob der im Steuerkonto
ausgewiesene Steuerbetrag tatsΣchlich der Summe der in den verknⁿpften Umsatzkonten ausgewiesenen
UmsΣtze entspricht. Wenn dies (z.B. wegen einer manuell eingegebenen, falsch kontierten Buchung) nicht der
Fall ist, dann macht ACCOUNT PRO bei der Ausgabe der USt.-Voranmeldewerte einen entsprechenden
Hinweis.
PLANEN ('Planen')
'Planen' bedeutet das Aufstellen einer Zielvorgabe (Budget) fⁿr alle Aufwand- und Ertragskonten und das
periodische AbschΣtzen zukⁿnftiger Abweichungen von dieser (SchΣtzung).
Ziel des Planens ist das m÷glichst frⁿhzeitige Erkennen von Abweichungen vom budgetierten finanziellen
Gesamtergebnis am Ende der Buchungsperiode. Gestⁿtzt darauf k÷nnen allenfalls Massnahmen (z.B.
Sparen, Verschieben von Projekten) ergriffen werden.
Siehe auch:
Planen: Budget
Planen: SchΣtzung
Planen: Jahresⁿbersicht
Planen: Monatsⁿbersicht
Planen: Typ-Definition
PLANEN: BUDGET ('Planen', 'Konto')
Das Budget sollte zu Beginn der Buchungsperiode als Zielvorgabe aufgestellt und nachher n i c h t m e h r
v e r Σ n d e r t werden.
Wenn im Laufe der Zeit erkannt wird, dass Budgets in der RealitΣt nicht erreicht werden, dann sollten die
Werte der 'SchΣtzung' (und nicht die Budgetwerte) entsprechend korrigiert werden.
Die monatlichen Budgetwerte k÷nnen Sie durch Anklicken der entsprechenden Zeilen direkt in die
Planungstabelle ⁿbertragen; es ist nicht notwendig dazu die Felder 'Von Monat' und 'Bis Monat' des
Eingabeformulars zu verwenden.
Siehe auch:
Planen: SchΣtzung
Planen: Uebernahme Budget
Planen: Vorjahr
PLANEN, JAHRESUEBERSICHT ('Planen', 'Jahresⁿbersicht')
Die Jahresⁿbersicht vergleicht die Jahres-Werte von 'Vorjahr', 'Budget' und 'Bisher'+'SchΣtzung' der einzelnen
Konten und insgesamt. Die Werte von 'Bisher' berⁿcksichtigen alle Buchungen bis und mit dem 'letzten Monat
mit vollstΣndigen Buchungen'. Fⁿr die weiteren Monate wird die 'SchΣtzung' zur Bildung der Werte von
'Bisher'+'SchΣtzung' herangezogen. Die letzte Zeile der Jahresⁿbersicht enthΣlt den fⁿr das GeschΣftsjahr zu
erwartenden Gewinn oder Verlust.
Kolonne 'M':
In der mit 'M' bezeichneten Kolonne wird das Vorhandensein von Planungsmemos zu Detailkonten
(Kontenplan Stufe 4) angezeigt. Klicken Sie die entsprechende Zeile dieser Kolonne einfach doppelt an, wenn
Sie ein Memo hinzufⁿgen, Σndern, l÷schen oder ausdrucken wollen.
Kolonne 'K':
In der mit 'K' bezeichneten Kolonne werden allffΣllige Planungskonflikte angezeigt. Bei den als Typ 'Fix'
bezeichneten Konten erscheint dort ein Ausrufezeichen, wenn der (geschΣtzte) Jahres-Endbetrag
(Bisher+SchΣtzung) nicht mindestens gleich hoch wie der Gesamtbudgetbetrag ist. Dies soll darauf
aufmerksam machen, dass die ZukunftsschΣtzung revidiert werden sollte, da die 'Jahresⁿbersicht' so kein
realistisches Bild liefert.
Sehen/Σndern des zugeh÷rigen Kontoblatts:
Anstatt die Befehlsleiste 'Kontoblatt sehen/Σndern' anzuklicken, k÷nnen Sie auch einfach die
entsprechende Zeile in irgendeiner Kolonne ausser Kolonne 'M' doppelt anklicken.
Siehe auch:
Planen: Budget
Planen: Monatsⁿbersicht
Planen: SchΣtzung
Planen: Vorjahr
PLANEN: MEMO ('Planen'/'Konto')
Damit die mit den jeweiligen ZukunftsschΣtzungen ⁿber die monatlichen AufwΣnde oder ErtrΣge eines Kontos
verbundenen Ueberlegungen nicht verloren gehen, kann jedem Erfolgsrechnungskonto (ErtrΣge und
AufwΣnde) ein Memorandum zur Planung beigefⁿgt werden.
Um ein Memo hizuzufⁿgen, mⁿssen Sie die Befehlsleiste 'Memo' anklicken. In das Memoformular k÷nnen Sie
bis zu 500 Zeichen eingeben.
Wenn einem Konto ein Planungs-Memo beigefⁿgt wurde, dann erscheint auf dem Planungs-Formular oben
rechts das Wort '(Memo)'.
Um ein Memo zu entfernen, mⁿssen Sie die Befehlsleiste 'Memo' anklicken und das Memo durch
Anklicken von 'L÷schen' entfernen.
PLANEN, MONATSUEBERSICHT ('Planen', 'Monatsⁿbersicht')
Die Monatsⁿbersicht vergleicht die Monats-Werte von 'Budget', 'SchΣtzung' und 'Aktuell' der einzelnen Konten
und insgesamt.
Die Werte von 'Aktuell' berⁿcksichtigen alle Buchungen des laufenden Monats.
Die Buchungsperiode kann unter dem Menu-Punkt 'Jahresⁿberblick' als Ganzes ⁿberblickt werden.
Kolonne 'M':
In der mit 'M' bezeichneten Kolonne wird das Vorhandensein von Planungsmemos zu Detailkonten
(Kontenplan Stufe 4) angezeigt. Klicken Sie die entsprechende Zeile dieser Kolonne einfach doppelt an, wenn
Sie ein Memo hinzufⁿgen, Σndern, l÷schen oder ausdrucken wollen.
Sehen/Σndern des zugeh÷rigen Kontoblatts:
Anstatt die Befehlsleiste 'Kontoblatt sehen/Σndern' anzuklicken, k÷nnen Sie auch einfach die
entsprechende Zeile in irgendeiner Kolonne ausser Kolonne 'M' doppelt anklicken.
Siehe auch:
Planen: Budget
Planen: Jahresⁿbersicht
Planen: SchΣtzung
Planen: Vorjahr
PLANEN, SCHAETZUNG ('Planen', 'Konto')
Die (Zukunfts-) SchΣtzung sollte wΣhrend der Buchungsperiode laufend gemΣss den letzten Erkenntnissen
korrigiert werden. Wo dies angezeigt ist, k÷nnen die 'Vorjahr'- oder die 'Budget'- Werte bequem ⁿbernommen
werden. Dazu ist als SchΣtzwert 'V' oder 'B' einzugeben.
Die monatlichen SchΣtzwerte k÷nnen Sie durch Anklicken der entsprechenden Zeilen direkt in die
Planungstabelle ⁿbertragen; es ist nicht notwendig dazu die Felder 'Von Monat' und 'Bis Monat' des
Eingabeformulars zu verwenden.
Am Anfang der Buchungsperiode sind die SchΣtzwerte gleich den Budgetwerten. ACCOUNT PRO erlaubt das
automatische Uebernehmen der Budgetwerte als SchΣtzwerte fⁿr alle oder einzelne Aufwand- und
Ertragskonten. Dazu ist der Punkt 'Planen'/'Uebernahme Budget' im Hauptmenu anzuwΣhlen.
Siehe auch:
Planen: Budget
Planen: Uebernahme Budget
PLANEN, TYP-DEFINITION ('Planen','Konto')
Fⁿr jedes Konto kann im Bereich 'Planen' angegeben werden um was fⁿr einen Konto-Typ es sich handelt:
Typ V (variabel):
Der (geschΣtzte) Jahres-Endbetrag (Bisher+SchΣtzung) kann einen beliebigen Wert annehmen. Dies ist der
Normalfall und braucht nicht speziell angegeben zu werden.
Typ F (fix):
Der (geschΣtzte) Jahres-Endbetrag (Bisher+SchΣtzung) muss mindestens gleich wie der budgetierte Wert,
oder gr÷sser sein. Dies ist meist zutreffend bei Konten wie 'VersicherungsprΣmien', 'Miete', etc., wo in der
Regel bereits bei der Eingabe des Budgets klar ist, wie hoch der Gesamt-Jahresbetrag sein wird. Bei als
Typ F (fix) bezeichneten Konten erscheint ein Warnhinweis, wenn die obengenannte Bedingung nicht
erfⁿllt ist. Ebenso erscheint in diesem Fall ein Hinweis (rotes Ausrufezeichen) in der Darstellung
'Jahresⁿbersicht'. Dies soll den Benutzer darauf aufmerksam machen, dass er die ZukunftsschΣtzung
revidieren sollte, da die 'Jahresⁿbersicht' sonst ein unrealistisches Bild liefern wⁿrde.
Siehe auch:
Planen: Budget
Planen: Jahresⁿbersicht
PLANEN, UEBERNAHME BUDGET ('Planen', 'Uebernahme Budget')
Am Anfang der Buchungsperiode sind die SchΣtzwerte gleich den Budgetwerten. ACCOUNT PRO erlaubt das
automatische Uebernehmen der Budgetwerte als SchΣtzwerte fⁿr alle oder einzelne Einnahmen- und
Ausgabenkonten. Dazu ist jeweils der Menu-Punkt 'Uebernahme Budget' des Haupmenⁿs anzuwΣhlen.
Siehe auch:
Planen: Budget
Planen: SchΣtzung
PLANEN, VORJAHR ('Planen', 'Konto')
Die Werte 'Vorjahr' werden beim 'Uebertrag' auf neue Buchungsperiode automatisch generiert und dienen als
Hilfe fⁿr das Aufstellen des neuen Budgets. In FΣllen wo dies angezeigt ist, k÷nnen sie unverΣndert als neue
Budgetwerte ⁿbernommen werden. Dazu ist als Budgetwert 'V' einzugeben.
Siehe auch:
Planen: Budget
Planen: SchΣtzung
Planen: Uebernahme Budget
Sie benutzen eine nicht-lizenzierte Shareware-Version von ACCOUNT PRO. Seien Sie bitte
daran erinnert, dass Ihnen gemΣss den Shareware-Regeln dieses Programm lediglich zu
Testzwecken zur Verfⁿgung steht. Sie sollen feststellen k÷nnen, ob das Programm Ihren
Anforderungen genⁿgt, und ob es Ihnen zusagt.
Wenn Sie ACCOUNT PRO regelmΣssig einsetzen m÷chten, dann sind Sie gemΣss den
Shareware-Regeln dazu verpflichtet, sich beim Programmautor als Benutzer registrieren zu
lassen und ihn durch die Ueberweisung der Lizenzgebⁿhr fⁿr die Ueberlassung der Lizenz-
version des Programms angemessen zu entschΣdigen.
Dieser Bildschirm wird Sie ab und zu an den obengenannten Sachverhalt erinnern...
Sie benutzen eine lizenzfreie Vollversion von ACCOUNT PRO. Seien Sie bitte daran
erinnert, dass Ihnen dieses Programm lediglich zu Testzwecken zur Verfⁿgung steht. Sie
sollen feststellen k÷nnen, ob das Programm Ihren Anforderungen genⁿgt, und ob es Ihnen
zusagt.
Wenn Sie ACCOUNT PRO regelmΣssig einsetzen m÷chten, dann werden Sie gebeten, sich
beim Programmautor als Benutzer registrieren zu lassen und ihn durch die Ueberweisung
der Lizenzgebⁿhr fⁿr die Ueberlassung der Lizenzversion des Programms fair zu
entschΣdigen.
Dieser Bildschirm wird Sie ab und zu an den obengenannten Sachverhalt erinnern...
STARTKAPITALKONTO ('Struktur'/'Kontenplan')
Zur Speicherung der Anfangssaldi der Bilanzkonten (Aktiven und Passiven) ben÷tigt ACCOUNT PRO ein
'Startkapitalkonto' (Reinverm÷gen). Dieses kann ein beliebiges Konto aus der Klasse 'Passiven' sein.
Bei Neuer÷ffnung einer Buchhaltung mⁿssen zunΣchst alle Bilanzkonten-Saldi (Aktiven und Passiven) als
Buchungen zwischen dem Bilanzkonto (als K1) und dem Konto 'Startkapital' (als K2) eingegeben werden.
Aktiven sind dabei als positive, Passiven als negative Werte einzugeben.
Beim Er÷ffnen einer neuen Buchungsperiode ('Uebertrag') erzeugt ACCOUNT PRO die Startkapitalbuchungen
automatisch.
Siehe auch:
Buchen: Betragsvorzeichen
Buchen: K1 und K2
Neue Buchungsperiode anfangen
STATISTIK ('Anschauen', 'Statistik')
ACCOUNT PRO erlaubt die Auswertung der Buchungen nach statistischen Kriterien:
MONATLICHE AUFWAENDE/ERTRAEGE
Zur Anzeige der Aufwand-/Ertragsstatistik wΣhlen Sie 'Monatlicher Aufwand/Ertrag und klicken Sie die
Befehlsleiste 'Statistik anzeigen' an.
MONATLICHE LIQUIDITAET
Unter LiquiditΣt wird in ACCOUNT PRO kurzfristig aufbringbares (Bar)geld verstanden.
Bevor Sie die LiquiditΣtsstatistik anzeigen k÷nnen, mⁿssen Sie angeben, welche Konten zur LiquiditΣt
beitragen. Klicken Sie dazu den Auswahlknopf 'LiquiditΣt' und anschliessend die Befehlsleiste 'Hinzufⁿgen' an.
Geben Sie nun alle Konten an, die zur LiquiditΣt beitragen. Als LiquiditΣtskonten k÷nnen Sie sowohl
Aktivkonten (z.B. Kasse, Bankkonten) als auch Passivkonten angeben. Unter den Passivkonten kommen dabei
kurzfristige Schulden (z.B. Kreditkarten-Schulden) in erster Linie in frage.
Um Konten aus der Liste der LiquditΣtskonten wieder zu entfernen, mⁿssen Sie das entsprechende Konto in
der Liste und dann die Befehlsleiste 'Konto l÷schen' anklicken.
Die monatliche LiquiditΣtsstatistik kann aufzeigen, ob allenfalls Kapital anderweitig investiert werden
k÷nnte. Der aktuelle, kurzfristig aufbringbare Barbetrag widerspiegelt sich im letzten auf der Tabelle
dargestellten Monat.
Siehe auch: LiquiditΣt
STRUKTUR ('Struktur')
WΣhlen Sie 'Struktur'/ 'Kontenplan' aus dem Hauptmenu, wenn Sie:
- Neue Konten er÷ffnen wollen
- Kontennnamen und Nummern Σndern wollen
- Konten l÷schen wollen
WΣhlen Sie 'Struktur'/ 'Buchungsperiode' aus dem Hauptmenu, wenn Sie:
Den Namen der Buchhaltung oder das Anfangs- und/oderdas Enddatum der Buchungsperiode eingeben
oder Σndern wollen